Zvyšování produktivity týmu: Globální průvodce automatizací pracovních postupů

V dnešním rychle se měnícím globálním prostředí je produktivita týmu pro úspěch prvořadá. Organizace neustále hledají způsoby, jak optimalizovat procesy, odstraňovat úzká místa a umožnit svým týmům dosáhnout více. Automatizace pracovních postupů poskytuje výkonné řešení zefektivněním opakujících se úkolů, zlepšením komunikace a uvolněním cenného času pro strategické iniciativy.

Co je automatizace pracovních postupů?

Automatizace pracovních postupů zahrnuje použití technologie k automatizaci opakovatelných úkolů a procesů, přičemž manuální úsilí nahrazuje automatizovanými akcemi. Může se jednat o jednoduché úkoly, jako je odesílání e-mailových oznámení, až po složité, vícestupňové procesy zahrnující více oddělení. Základním principem je definovat sérii kroků, vstupů a výstupů a poté použít software nebo nástroje k automatickému provedení těchto kroků.

Výhody automatizace pracovních postupů:

• Zvýšená efektivita: Automatizace eliminuje manuální kroky, snižuje počet chyb a zrychluje dokončení procesů.
• Zlepšená produktivita: Díky automatizaci opakujících se úkolů se mohou členové týmu soustředit na činnosti s vyšší přidanou hodnotou, které vyžadují kreativitu, řešení problémů a strategické myšlení.
• Snížené náklady: Automatizace může výrazně snížit náklady na pracovní sílu, minimalizovat chyby vedoucí k finančním ztrátám a optimalizovat alokaci zdrojů.
• Zvýšená přesnost: Automatizované procesy jsou méně náchylné k lidským chybám, což vede k přesnějším datům a konzistentním výsledkům.
• Lepší komunikace: Nástroje pro automatizaci pracovních postupů často zahrnují funkce pro automatická oznámení, přiřazování úkolů a sledování pokroku, což zlepšuje komunikaci a spolupráci v týmech.
• Zlepšené dodržování předpisů: Automatizace pomáhá zajistit dodržování zavedených postupů a předpisů, čímž se snižuje riziko jejich nedodržení.
• Zvýšená spokojenost zaměstnanců: Tím, že automatizace osvobozuje zaměstnance od monotónních úkolů, může zvýšit morálku a pracovní spokojenost, což vede ke zvýšení retence.
• Lepší přehled a kontrola: Nástroje pro automatizaci pracovních postupů poskytují v reálném čase přehled o výkonnosti procesů, což manažerům umožňuje identifikovat úzká místa a činit rozhodnutí na základě dat.

Identifikace procesů vhodných k automatizaci

Ne všechny procesy jsou ideálními kandidáty na automatizaci. Nejlepší procesy k automatizaci jsou ty, které jsou:

• Opakující se: Úkoly, které se provádějí často a konzistentně.
• Založené na pravidlech: Procesy, které se řídí definovanou sadou pravidel a kritérií.
• Manuální a časově náročné: Úkoly, které vyžadují značné manuální úsilí a spotřebovávají velké množství času.
• Náchylné k chybám: Procesy, u kterých je lidská chyba běžným jevem.
• Závislé na více zúčastněných stranách: Pracovní postupy, které zahrnují více jednotlivců nebo oddělení.

Příklady procesů k automatizaci:

• Zpracování faktur: Automatizujte příjem faktur, zadávání dat, schvalovací proces a zpracování plateb.
• Nástupní proces zaměstnanců: Automatizujte vytváření zaměstnaneckých účtů, přidělování školících materiálů a představování členům týmu.
• Požadavky zákaznického servisu: Automatizujte směrování dotazů zákazníků na příslušný tým podpory, poskytujte automatické odpovědi na běžné dotazy a sledujte průběh řešení.
• Správa potenciálních zákazníků (leadů): Automatizujte sběr, kvalifikaci a přiřazování potenciálních zákazníků obchodním zástupcům.
• Publikování na sociálních sítích: Plánujte a automatizujte příspěvky na sociálních sítích napříč různými platformami.
• Systém ticketů IT podpory: Automatizujte vytváření, přiřazování a sledování řešení ticketů.
• Zpracování výkazů výdajů: Automatizujte podávání, schvalování a proplácení výkazů výdajů.

Nástroje pro automatizaci pracovních postupů: Globální přehled

K dispozici je široká škála nástrojů pro automatizaci pracovních postupů, od jednoduchých aplikací pro správu úkolů až po sofistikované sady pro řízení obchodních procesů (BPM). Nejlepší nástroj pro vaši organizaci bude záviset na vašich specifických potřebách, rozpočtu a technických možnostech. Zde je přehled některých populárních možností:

Platformy nevyžadující kódování / s minimem kódu (No-Code/Low-Code)

Tyto platformy jsou určeny pro uživatele s omezenými nebo žádnými zkušenostmi s kódováním. Obvykle nabízejí rozhraní typu 'táhni a pusť' a předpřipravené šablony, což usnadňuje vytváření a automatizaci pracovních postupů. Příklady zahrnují:

• Zapier: Propojuje různé aplikace a automatizuje úkoly mezi nimi. Vhodné pro malé a střední podniky.
• IFTTT (If This Then That): Jednoduchý automatizační nástroj primárně pro osobní použití a propojování chytrých domácích zařízení, ale užitečný i pro základní firemní automatizace.
• Microsoft Power Automate: Integruje se s Microsoft Office 365 a dalšími produkty společnosti Microsoft. Ideální pro organizace, které již investovaly do ekosystému Microsoft.
• Airtable: Výkonný hybrid databáze a tabulkového procesoru s robustními automatizačními funkcemi.
• monday.com: Pracovní operační systém se silnými schopnostmi automatizace pracovních postupů.

Sady pro řízení obchodních procesů (BPM)

Sady BPM nabízejí komplexnější sadu funkcí pro správu a automatizaci složitých obchodních procesů. Obvykle zahrnují schopnosti pro modelování, provádění, monitorování a optimalizaci procesů. Příklady zahrnují:

• ProcessMaker: Open-source BPM platforma určená k automatizaci složitých pracovních postupů.
• Bizagi: Low-code BPM platforma, která poskytuje vizuální rozhraní pro návrh a automatizaci procesů.
• Appian: Komplexní BPM platforma, která podporuje jak low-code vývoj, tak robotickou automatizaci procesů (RPA).
• Pega: Přední BPM platforma, která se zaměřuje na zapojení zákazníků a digitální transformaci.

Robotická automatizace procesů (RPA)

RPA zahrnuje použití softwarových robotů (botů) k automatizaci opakujících se úkolů, které obvykle provádějí lidé. Tito boti mohou interagovat s existujícími aplikacemi a systémy bez nutnosti jakýchkoli změn v kódu. RPA je zvláště užitečná pro automatizaci úkolů, které jsou datově náročné, založené na pravidlech a vyžadují interakci s více systémy. Příklady zahrnují:

• UiPath: Přední RPA platforma, která nabízí komplexní sadu nástrojů pro návrh, nasazení a správu softwarových robotů.
• Automation Anywhere: Další populární RPA platforma, která poskytuje uživatelsky přívětivé rozhraní a širokou škálu automatizačních schopností.
• Blue Prism: RPA platforma podnikové úrovně, která je určena pro automatizaci složitých a kriticky důležitých procesů.

Oborově specifické automatizační nástroje

Některá odvětví mají specializované potřeby v oblasti automatizace. Například zdravotnické organizace mohou těžit z automatizačních nástrojů určených pro správu záznamů pacientů a schůzek. Finanční instituce mohou používat nástroje k automatizaci kontrol dodržování předpisů a detekce podvodů. Zvažte oborově specifická řešení pro zvýšení efektivity a přesnosti.

Osvědčené postupy pro implementaci automatizace pracovních postupů

Úspěšná implementace automatizace pracovních postupů vyžaduje pečlivé plánování a provedení. Zde jsou některé osvědčené postupy, které je třeba dodržovat:

1. Začněte s jasnou strategií: Definujte své cíle a záměry pro automatizaci. Identifikujte procesy, které budou mít největší dopad na vaše podnikání.
2. Zapojte zúčastněné strany: Zapojte členy týmu z různých oddělení, abyste získali jejich podněty a zajistili si jejich podporu. Pochopte jejich problémy a zapojte je do návrhu řešení.
3. Zmapujte své procesy: Podrobně zdokumentujte své stávající procesy. Identifikujte úzká místa, neefektivnosti a oblasti pro zlepšení. K vizualizaci pracovního postupu použijte nástroje pro mapování procesů.
4. Vyberte správné nástroje: Zvolte automatizační nástroje, které jsou vhodné pro vaše specifické potřeby a rozpočet. Zvažte faktory, jako je snadnost použití, integrační schopnosti a škálovatelnost.
5. Navrhněte uživatelsky přívětivé pracovní postupy: Vytvářejte pracovní postupy, které jsou intuitivní a snadno se používají. Poskytněte uživatelům jasné pokyny a vedení.
6. Důkladně testujte: Před nasazením do produkčního prostředí důkladně otestujte své automatizované pracovní postupy. Ujistěte se, že fungují správně a že splňují vaše požadavky.
7. Monitorujte a optimalizujte: Neustále sledujte výkonnost svých automatizovaných pracovních postupů. Identifikujte oblasti pro zlepšení a podle potřeby provádějte úpravy.
8. Poskytněte školení a podporu: Poskytněte členům týmu adekvátní školení o tom, jak používat nové automatizační nástroje. Nabídněte průběžnou podporu k řešení jakýchkoli otázek nebo problémů.
9. Komunikujte efektivně: Informujte členy týmu o pokroku vašich automatizačních iniciativ. Vysvětlete výhody automatizace a řešte veškeré jejich obavy.
10. Zvažte bezpečnost: Při práci s citlivými údaji zajistěte, aby vaše automatizační pracovní postupy byly v souladu s předpisy o ochraně osobních údajů a osvědčenými postupy v oblasti bezpečnosti.

Příklady úspěšné automatizace pracovních postupů z reálného světa

Četné organizace po celém světě úspěšně zavedly automatizaci pracovních postupů ke zlepšení produktivity a efektivity. Zde je několik příkladů:

• Globální e-commerce společnost: Velká e-commerce společnost automatizovala svůj proces zpracování objednávek, čímž zkrátila dobu vyřízení objednávky o 50 % a zlepšila spokojenost zákazníků. K extrakci dat z různých systémů, ověřování objednávek a generování přepravních štítků použila RPA.
• Nadnárodní finanční instituce: Globální banka automatizovala proces žádosti o úvěr, čímž zkrátila dobu potřebnou ke schválení úvěrů o 75 %. K zefektivnění procesu žádosti, automatizaci kontrol kredibility a směrování žádostí na příslušné schvalovatele použila sadu BPM.
• Mezinárodní poskytovatel zdravotní péče: Poskytovatel zdravotní péče automatizoval proces registrace pacientů, čímž zkrátil čekací doby a zlepšil zkušenost pacientů. K vytvoření samoobslužného kiosku, kde se pacienti mohli přihlásit, aktualizovat své informace a plánovat schůzky, použil platformu nevyžadující kódování.
• Globální marketingová agentura: Marketingová agentura automatizovala proces reportování kampaní, čímž uvolnila cenný čas svým account manažerům. K propojení svých různých marketingových nástrojů a automatickému generování reportů o výkonnosti kampaní použila Zapier.
• Softwarová vývojářská společnost (distribuovaný tým): Softwarová společnost s členy týmu v různých časových pásmech použila nástroj pro řízení projektů s automatizačními funkcemi k přiřazování úkolů, sledování pokroku a odesílání automatických připomenutí, čímž výrazně zlepšila koordinaci týmu a rychlost dodání projektů.

Překonávání výzev v automatizaci pracovních postupů

Ačkoli automatizace pracovních postupů nabízí četné výhody, existují i některé výzvy, kterých je třeba si být vědom:

• Odpor ke změnám: Někteří členové týmu se mohou bránit automatizaci z obavy ze ztráty zaměstnání nebo z obav z dopadu na jejich práci.
• Problémy s integrací: Integrace různých automatizačních nástrojů a systémů může být složitá a časově náročná.
• Nedostatek dovedností: Implementace a správa automatizace pracovních postupů vyžaduje specializované dovednosti a odborné znalosti.
• Náklady: Nástroje a služby pro automatizaci pracovních postupů mohou být drahé, zejména pro malé podniky.
• Bezpečnostní rizika: Automatizované pracovní postupy mohou být zranitelné vůči bezpečnostním hrozbám, pokud nejsou řádně zabezpečeny.
• Údržba: Automatizované pracovní postupy vyžadují průběžnou údržbu a aktualizace.

K překonání těchto výzev je důležité:

• Komunikovat výhody automatizace: Vysvětlete členům týmu, jak automatizace zlepší jejich práci a přinese prospěch organizaci.
• Poskytnout adekvátní školení a podporu: Zajistěte, aby členové týmu měli dovednosti a znalosti potřebné k používání nových automatizačních nástrojů.
• Vybrat nástroje, které se dobře integrují: Zvolte automatizační nástroje, které jsou kompatibilní s vašimi stávajícími systémy.
• Začít v malém a postupně škálovat: Začněte automatizací několika jednoduchých procesů a postupně rozšiřujte své automatizační úsilí.
• Investovat do bezpečnosti: Zaveďte bezpečnostní opatření k ochraně vašich automatizovaných pracovních postupů před hrozbami.
• Plánovat průběžnou údržbu: Vyčleňte zdroje na údržbu a aktualizaci vašich automatizovaných pracovních postupů.

Budoucnost automatizace pracovních postupů

Automatizace pracovních postupů se neustále vyvíjí, poháněna pokroky v umělé inteligenci (AI), strojovém učení (ML) a cloud computingu. Zde jsou některé klíčové trendy, které je třeba sledovat:

• Automatizace s podporou AI: AI a ML se používají k automatizaci složitějších a inteligentnějších úkolů, jako je rozhodování, zpracování přirozeného jazyka a rozpoznávání obrazu.
• Hyperautomatizace: Hyperautomatizace kombinuje více automatizačních technologií, jako je RPA, AI a BPM, k automatizaci kompletních obchodních procesů od začátku do konce.
• Občanský vývoj (Citizen Development): Platformy nevyžadující kódování a s minimem kódu umožňují 'občanským vývojářům' (netechnickým uživatelům) vytvářet a automatizovat své vlastní pracovní postupy.
• Cloudová automatizace: Cloudové automatizační nástroje se stávají stále populárnějšími díky své škálovatelnosti, flexibilitě a nákladové efektivitě.
• Inteligentní zpracování dokumentů (IDP): IDP používá AI a ML k automatickému získávání dat z nestrukturovaných dokumentů, jako jsou faktury a smlouvy.

Závěr

Automatizace pracovních postupů je mocný nástroj, který může výrazně zvýšit produktivitu týmu, snížit náklady a zlepšit efektivitu. Identifikací procesů vhodných pro automatizaci, výběrem správných nástrojů a dodržováním osvědčených postupů mohou organizace plně využít potenciál automatizace pracovních postupů a dosáhnout svých obchodních cílů. Využijte příležitosti, které nabízejí nové technologie jako AI a hyperautomatizace, k zefektivnění vašich operací a posílení vašich globálních týmů k úspěchu.

Vzhledem k tomu, že se automatizace pracovních postupů neustále vyvíjí, je pro udržení náskoku klíčové být informován o nejnovějších trendech a technologiích. Přijetím inovací a neustálým hledáním způsobů, jak zlepšit své procesy, můžete zajistit, že vaše organizace zůstane konkurenceschopná v dnešním rychle se měnícím globálním prostředí.